現代商業英文email
因為email的方便性與低廉的成本，也因為各種社交媒體擴大了現代人的交友圈，每個人每天都收到許多的email，其中有廣告、網路訂閱與消費、熟悉與不熟悉的朋友來信與工作相關信件。因應這種現象，現代商業email變得越來越輕薄短小， 句型與用語也以簡單精確為主，以求讓收件人能在最快的時間內抓住信件的重點，避免誤解。
一封email包含五個重要部分：主旨、問候語、內文、結語跟簽名。以下，將各個部分的寫作訣竅一一詳述。
主旨（Subject)的寫作重點
每個人每天都收到許多email，因此，不是每封信都有機會被閱讀。而一封信會不會被點擊閱讀，重點在主旨，主旨（Subject)如果寫得不好，你的email通常會被略過不讀或直接刪除。
主旨的寫作要點：主旨是整篇信件要傳達的訊息的重點摘要，字數最好在在5、6字內，因為現代人多用手機閱讀email，5、6個英文字剛好是手機螢幕能完整呈現的字數。
問候語的寫作重點
商業英文email問候語分正式 與不那麼正式，但也不隨便兩種（在此，我們不討論親友之間隨意的email。）
- 正式的問候語使用：Dear Mr. / Ms. 姓氏 或是 Dear 名字
除非你能確定對方是否已婚或是否冠夫姓，不然，在職場上，第一次寫email給女性時，使用Ms.＋姓氏比較合適。 - 不那麼正式，但不隨便：Hi Mr. / Ms.+ 姓氏 或Hi ＋名字 (Hello也可）
在第一次通信時，儘量想辦法知道收件人的姓名，怕太冒失，就使用Dear Mr….，如果真的找不到對方的資料，才使用Dear Sir / Madam。如果是第一次回信，對方的來信如果留下姓名，就使用Dear Mr. / Ms.＋姓氏，如果只留下名，就可以用Dear ＋名字。如果是認識的公司直屬上司、同事、客戶與朋友，就可以用Hi（Hello) Mr.＋姓氏或名字。其實，現在很多人都直接使用這一種問候語，顯得不疏離。
請注意：工作中，常有需要針對一個企劃或合作等，密集的用email互相聯絡。這種ㄧ連串的信件往返中，只有第ㄧ次需要使用問候語，之後的都可以省略。
內文的寫作重點
內文不要太長，通常三到四段為佳，也不要寫太長的段落，每個段落儘量不要超過五句，如果能夠一個句子就將意思表達完整，不要害怕寫出只有一個句子的段落。儘量一封信只討論一個主題，以方便自己與對方歸檔。要知道，在現代，每個人每天都有非常沈重的訊息量要接收，簡短一點的信件，才不會造成對方的負擔。除此之外，要記得商業書信的要點是清楚傳達訊息，不被誤解。所以在遣詞用字時，有簡單明確的單字可用，就不要使用太過生澀或少用的單字，因為在全球化的今天，閱讀你的email的收信人，不一定是英文為母語的人士。
內文的寫作要點：
首段：要直接點出這封email的目的，這樣收件人就能夠在最短的時間內了解信件的重點。
第一次主動通信時，可以在第一句問個安。如果是回覆或是進行中的往返信件，要先提及前面相關的email（視訊、電話通話）日期（主題）、或訂單號碼等資訊，方便對方查找相關資料。接下來就點出本信件的重點
中間段落：寫出本信件重點的進一步的細節
尾段：請對方做…（Call for Action)
英文email的首段常用句型
問安句型：（也可以沒有這個部分，請視情況而定）
- Hope you’re well.
- How’s your vacation?
點出重點句型，會因為信件目的的不同而不同，例如：
- 詢問
– I would like to ask about +N
-I’m writing to ask if SV（或其他間接問句） - 回覆詢問
-In answer to your question about…., I
-Thank you for your email of 日期. I am writing to … - 通知
-I’m writing to inform you (let you know) ＋that SV
-I’m writing to let you know further details of +N - 確認
-I’m writing to confirm ＋SV (或是N)
-I wanted to follow up on our meeting (telephone) conversation (加上時間 eg. this morning）and confirm your order…
英文email的尾段常用句型
- 需要對方做…時
-Could you please V
-I would like you to V
-I suggest that you V原
-Can I ask you to V
-We would appreciate it if you could Ｖ
-Please could you confirm this by 日期. - 表示自己歡迎對方進一步聯絡
-Please feel free to contact me if you have any questions.
-I look forward to hearing from you. - 不需要有任何動作時：
-This is just to keep you updated.
結語
現在的結語不太使用Yours Sincerely或Sincerely等用字，比較常用的是：
- Regards
- Best
- Best Wishes
- Kind Regards
空ㄧ行，簽上你的名字。
英文email範例
詢問信
Subject: Request for Brochure
Dear Mr. Johnson,
I am writing in reference to your advertisement on Facebook.
Could you please send me a copy of your latest brochure? I would also like to know if it is possible to make purchases online.
I look forward to hearing from you.
Regards,
May Huang
回覆詢問信
Subject: Request for Brochure
Dear Ms. Huang
I have received your email of June 5 requesting a copy of our brochure. As you requested, I have attached our brochure, together with our current price list.
I would also like to inform you that it is possible to make purchases online at www.ka.com and you will receive a discount of 5% for any purchases made online.
If you would like any further information, please contact me.
Regards,
Joe Johnson
求職信
Subject: Senior Engineer Vacancy
Dear Ms Green,
Further to your advertisement for the position of Senior Engineer advertised on LinkedIn, I am interested in applying for this position.
I have attached my cover letter and resume.
I look forward to hearing from you.
Best regards
May Huang
